Nyt fra menighedsrådet

Referat af konstitueringsmøde søndag d.8.04.2018 kl.13-14

Deltaget i møde:

  • Pastor Piotr Rypulak
  • Urszula Grazyna Fiori
  • Carlo Bernardi
  • Katarzyna Jakubowicz
  • Zdravko Lozancic
  • Hanna Teresa Frellesen

Søndag d.8.04.2018 blev der afholdt et møde hvor der blev konstitueret det nye menighedsråd i Sankt Paul kirke i Sønderborg.

Urszula Fiori som har fået flest stemmer har indkaldt til mødet hvor det nye menighedsråd skulle konstitueres.

Hanna Frellesen har sagt ja til at blive referent og Zdravko Lozancic til at blive dirigent.

Pastor Piotr Rypulak har peget at vi skal overholde det som står i vedtægter og på det første møde skal kun vælge formand, næstformand og sekretær.

Første post var valg af formand til den nye menighedsråd. Pastor Piotr Rypulak har forslået Carlo Bernardi, men Katarzyna Jakubowicz ville gerne være formand. Efter diskussion og afstemning blev Katarzyna Jakubowicz valgt som formand for det nye menighedsråd i Skt.Pauls Kirke.

Det næste var valg af næstformand. Her blev Urszula Fiori efter afstemning valgt som næstformand

Det næste punkt var valg af sekretær. Hanna Teresa Frellesen ville gerne være sekretær og her har alle var enig.

Det blev foreslået to datoer til næste møde d. 03.05 og d.24.05.

Der blev også snakket om kursus for nye menighedsråd medlemmer som forgår d. 05.05 i Vejle. Det skal vi tjekke hvor det skal tilmeldes. Det vil blive taget op på første menighedsråd møde.

Referent

Hanna Frellesen

Referat af menighedsrådsmøde den 07.05.2018 kl.19.00

Referent   Hanna Frellesen  
Dirigent   Katarzyna Jakubowicz  
Møde deltagere   Pastor Piotr Rypulak, Generalvikar Niels Engelbrecht, Katarzyna Jakubowicz, Urszula Fiori, Zdravko Lozancic, Carlo Bernardi, Hanna Frellesen
Godkendelse af referat fra sidst   Alle som deltaget i konstitueringsmøde har godkendt og underskrevet referat.
Program   Kort introduktion af alle. Formand Katarzyna Jakubowicz byder velkommen og alle tilstedeværende præsenterer sig selv. Kasserer, medlem, revisor Kasserer-regnskabsfører.  Katarzyna Jakubowicz har foreslået Chiara Battistella som er medlem i vores menighed. Chiara ville gerne påtage sig den funktion. Menighedsrådetsmedlemmer stemmer om det og stemmerne fordeler sig således. Chiara har fået 5 stemmer ja, 1 stemme nej. Pastor Piotr tjekker om aktuelle regnskabsfører Thao Nguyen kan komme til næste møde og overgive ting til Chiara. Pastor Piotr vil, i eventuelt samarbejde med formand Katarzyna, udarbejde en skriftlig opsigelse til Thao Nguyen. Årsrapporter, medlem, revisor. Budget 2018 blev lavet og sendt til Biskop kontor oplyser Pastor Piotr. Vi afventer når den kommer retur fra Biskop kontor. Budget 2018 blev lavet i starten af året og det er for sent at ændre noget i den i år.  Katarzyna Jakubowicz har ikke fået dokumentation og regnskab fra de sidste år, fra tidligere formand Samuel Kolandavelu. Hun har fået tre mapper med meget gammel dokumentation fra 2012-2014. Der mangler dog dokumentation fra periode 2014-2018. Præsten oplyser at der er overskud fra år 2017 som er nøjagtigt på 58.879 kr. Kollektprocessen

Hvem – Carlo og Zdravko vil være ansvarlig for kollekter. Hvis Carlo ude at rejse, finder han en som kan afløse ham.
Hvordan – Carlo eller Zdravko tæller penge efter messen, skriver ned på papir hvor mange penge der er samlet sammen. Der skal altid være 2 personer, der tæller pengene sammen, helst fra menighedsrådet.
Hvornår – Pengene bliver den kommende dag   afleveret til boks i banken
Hvorhenne – Danske Bank Sønderborg Mobilpay – der skal undersøges hvordan kan der indføres i vores kirke, udover at man samler penge under kollekten.

Bank
Chiara skal have fuldmagt til Bank, tilgang til konto, nem ID. Hun skal styre menighedens konto og der skal ikke involveres flere til at styre menighedskonto. Kortet til menighedens konto beholder Pastor Piotr.Hvem skal have nøgle til?
Nøgle til Kirke har pastor Piotr og Samuel. Pastor Piotr mener ikke at det er nødvendigt at andre har nøgle til kirke.  Samuel beholder nøgle til kirken og Zdravko får nøgle. Der skal tages op om cirka 3 måneder hvordan det fungerer, at nøgle til kirke er hos Samuel og Zdravko. Formanden og andre menighedsråd medlemmer mener at de også skulle have nøgle til kirken, men Pastor Piotr er uenig.
Kælder –  Samuel har nøgle og indgang til kælder hvor man styrer varmen til kirken. Han beholder nøgle indtil sagen er afklaret i forhold til den ny administrator. Kirken og bygningen ved kirken har en ny administrator som er i gang at lave en ny tilstandsrapport.
Post – Postkasse – Der skal hænges en postkasse udenfor ved kirkens bygning. Pastor Piotr har en ledig postkasse som kan hænge udenfor. Postkassen skal være vandtæt så der ikke kommer vand i postkasse. Nøgle til postkasse har Pastor Piotr.
Ris/ros kassen- Katarzyna skal have nøgle til ris/ros kassen. Kursus for menighedsrådsmedlemmer – kursus og transportudgifter. Alle medlemmer af det nye menighedsråd har været på kursus for nye menighedsrådsmedlemmer i Vejle den 05.05. Det var et meget interessant kursus og menighedsråd medlemmer har fået flere gode ideer. Zdravko har tilmeldt alle og har betalt for kursus og har kørt sin egen bil. Menighed dækker udgifter for kursus og kørsel. Zdravko afventer at få penge for kursus og kørsel tilbage.

Hjemmeside og facebookside Erik Egholm Sørensen vil gerne forsætte sit frivillige job som administrator af Skt. Pauls hjemmeside, men der skal laves en ny side fordi den gamle duer ikke, det er svært at arbejde med siden. Erik vil undersøge, hvor meget det vil koste og han vil gerne komme i gang.  Fremover vil menigheden dække udgifter i forhold til en ny webside. Zdravko er administrator for kirkens Facebook side. Der skal tjekkes hvem er i den lukkede gruppe, om det er kirkens medlemmer og i forhold til persondatalov. Zdravko skal skrive information på facebook om persondatalov og dem som ikke ønsker at blive på billeder som er på facebook side fra kirkens arrangementer, skal give besked. Blomster i kirke. Det er Milanda Kolandavelu (Latha) som laver blomster i kirke. Der kan involveres andre menigheds medlemmer som har lyst til at yde frivillig hjælp i kirken, som er interesseret i at lave blomster i kirken. Der er sparebøsse for blomster som står i kirken. Latha køber blomster for pengene fra sparebøsse. Kirkekaffe. Der er kaffe i kirke for menighedsmedlemmer hver anden søndag i måneden. Der hænger liste på opslagstavlen i kirke hvor man kan skrive på hvis man vil gerne hjælpe med at lave kaffe og bage en kage. Regning for indkøbte ting skal afleveres til Pastor Piotr indtil Chiara overtager regnskab. Urszula køber en gangs køkken service og søger for at der altid er fyldt op.

Rengøring. Zdravko vil gerne stå for rengøring i kirken.

Øm valfart.  Pastor Piotr laver opslag til opslagstavlen og fortæller om valfarten til messen på søndag den 13.05, Urszula tjekker udgifter i forhold til bus. Menighedsmedlemmer kan skrive sig på listen på opslagstavlen. Menighed betaler for bustur til Øm. Menighedsmedlemmer kan frivillig bidrage.

Dato for nyt møde. Der er foreslået d. 07.06.2018. Alle medlemmer af menighedsråd kan godt mødes den dag. Pastor Piotr skal tjekke sin kalender om det passer.

Eventuelt. Akut situation- hvis der opstår en akut situation hvor en af menighedens medlemmer har akut behov for præst for eksempel i tilfælde af død, kan man skrive e-mail eller ringe på fastnet nummer ellers skal kontaktes andre præster i området. Pastor Piotr bruger ikke mobil telefon og derfor tager han ikke imod sms. Ministranter tøj- Pastor Piotr og Carlos kone Pakita skal tjekke ministranter tøj fordi der er rodet i skabet. Carlos sønner er ministranter. Katarzyna Jakubowicz har fået e-mail fra Jørgen C. Slipsager Jacobsen som skriver på vegne af ”Alssundorkestret” om vi er interesseret i at de afholder en adventskoncert i december 2018. Han foreslår torsdag den. 6. december kl. 19.30. Alssundsorkestret vil have et honorar på 2.000 kr. Menighed er interesseret og vil dække udgifter, men der kunne laves billetter og sælges i vores menighed eller menighedsmedlemmer kunne frivillig bidrage. Det må vi afklare på et af de kommende møder. Katarzyna tager kontakt til Jørgen i forhold til dato da det er lidt for sent på dagen kl. 19.30 Opslagstavlen- der skal altid spørges præsten hvis man vil gerne hænge noget op på kirkens opslagstavle. Når man får tilladelse fra Pastor Piotr, enten på e-mail eller personligt, så kan man godt hænge noget op ellers blive det taget ned. Hanna Frellesen foreslår, at man kunne lave et ansøgningsskema for frivillige i kirke. Man kan lave en base med alle frivillige som har forskellige kompetencer og man kunne bruge dem når der er behov for hjælp ved kirkekaffe, rengøring, blomster etc. Hanna Frellesen har lavet et forslag og har afleveret til alle på mødet. De skal kigge på skema og komme med nogle ideer, ændringer.  

Referat af menighedsrådsmøde den 07.06.2018 kl.18.00

Referent Hanna Frellesen  
Dirigent Katarzyna Jakubowicz
Møde deltagere   Pastor Piotr Rypulak, Katarzyna Jakubowicz, Urszula Fiori, Zdravko Lozancic, Carlo Bernardi, Hanna Frellesen
Godkendelse af referat fra sidst   Til vores sidste møde har en af menighedsråd medlemmer spurgt til akutte situationer. Urszula Fiori spørger igen til ” Akutte situationer” da hun mener at Pastor Piotr skulle have en mobil telefon i tilfælde af akut situation. Hun understreger at det er svært for en familie, pårørende at skrive e-mail hvis nu man for eksempel er på sygehuset og er i sorg, står med traumatisk situation og har ikke overskud til at skrive e-mail og at vente (tjekke) på svar på e-mail. Der er ikke nogen garanti at Pastor Piotr tager fastnet telefonisk opkald. Hvert minut er vigtig i en sådan kritisk situation. Så det er vigtigt, at man kan få fat på Pastor Piotr så hurtigt som muligt, oplyser Urszula. Pastor Piotr oplyser at det er ikke Urszulas Fiori ansvar område og at hun ikke skal være bekymret om det. Pastor Piotr vil ikke have mobil telefon. Han har en fastnet hvor man kan ringe på ellers kan man skrive e-mail. Pastor Piotr skal undersøge om det er muligt at lægge besked på fastnet telefon, så hvis der vil opstå en situation hvor man har behov at kontakte Pastor Piotr.   Referat fra sidste menighedsmøde d.07.05.2018 er godkendt  
Agenda Opfølgning fra sidste møde. Katarzyna Jakubowicz vil lave en liste hvor der står hvem der er ansvarlig for hvad, eller hvem koordinere hvad. Så det er nemt at følge op på de ting.   Årsrapport 2017 / 2018Indtægter og udgifter i 2017 Budget 2018   Der skal afholdes ekstraordineret møde hvor Thao Nguyen vil overgive regnskab til Chiara Battistella. Menighedsråd medlemmer skal deltage i det møde og spørge til budget hvis de har nogle spørgsmål.   Arrangementer 2018 – hvem og hvordan?   Sommerfest 26 august 2018 Ula undersøger om hun kan låne en grill fra sit arbejde, hvis det ikke lykkes, så vil Zdravko leje en grill, Carlo og Zdravko står for grill og køber briketter. Ula køber sodavand. Der skal sælges sodavand 5 kr. per dåse. Kasia og Ula laver kaffe til sommerfesten. Hanna laver plakat. Menighedsmedlemmerne medbringer selv mad og drikkevarer.   Høstfest 23 september 2018 Menighedsmedlemmer bringer høst ting med. Zdravko står for auktion af medbragte varer. Det er samtidig loppemarked ved Kathryn. Hanna laver plakat.   Retræte om efterår Der er ikke besluttet dato nu. Pastor Piotr oplyser at afslutning retrætemessen skal være før kl.12, eller efter kl.12 da der skal være som sædvanlig messe på dansk kl.12.   Adventspynt – december 2018 Der bliver mulighed at lave advent pynt eller krans. Hanna laver adventskrans til kirke. Dato kommer senere.   Adventskoncert           Kasia undersøger om det kan være søndag den 2.12           i stedet for 6.12 kl.18.00. Menigheds medlemmer           bidrager frivillig.   Julehygge 16 december 2018 med gløgg og æbleskive, juleklip for børn, besøg af Julemanden.   Kirkekaffe i juni   Der skal rettes lidt i frivilligt arbejde ansøgning men ellers er den godkendt.  Pastor Piotr informerer til messen d.10.07 om kirkekaffe og frivillig arbejde ansøgning. Menighedsmedlemmer får mulighed at udfylde den til kirke kaffe. Zdravko vil udlevere ansøgninger til andre medlemmer af menighed som vil ikke deltage i kaffen.   Kort orientering til menigheden fra menighedsrådsmøde. Katarzyna orienterer menigheden om menighedsrådets møder. Desuden skal referat hænges op på opslagstavlen.     Hjemmeside – nyt fra Erik   Erik vil starte med den nye hjemmeside projekt.            Der skal købes en gave til Erik fordi han har arbejdet           frivillig de sidste par år med kirkens hjemmeside og            har med sin kone Gunvor sponsoreret den. Menighed              skal fremover dække udgifter i forhold til           hjemmeside.   Engelsk / polsk messe – transport omkostninger til prester vs. kollekter. Hvordan skal gøres det smart?   Den gruppe som vil have messe i sit eget sprog for eksempel engelsk, polsk etc. skal selv samle penge for kørsels udgifter til den præst, der kommer for at holde messen. Pengene fra kollekten går til præsten, der holder messe   Dato for nyt møde Der blev ikke besluttet da der skal først afholdes ekstraordinærmøde i forhold til overgivelse regnskab til Chiara.   Evt.   Valfart til Øm var en succes. Der var 28 medlemmer af vores menighed som har deltaget i Valfarten. Kørsels udgifter var på 6.500 kr. og der blev samlet frivillige bidrag på 2.900 kr. Vi skal helt sikkert gentage det i næste år med tidligere melding til menighed.                       Mobilepay. Hanna har sendt forespørgsel i forhold til            regler, vejledning til mobilepay til Biskop kontor og              afventer svar.

Referat fra menighedsrådsmøde den 30.09.2018 kl.13.00

Referent Hanna Frellesen  
Dirigent Katarzyna Jakubowicz
Møde deltagere    Chiara Battistella deltager i  pkt.1, Pastor Piotr Rypulak, Katarzyna Jakubowicz, Urszula Fiori, Zdravko Lozancic, Carlo Bernardi, Hanna Frellesen
Godkendelse af referat fra sidst   Referatet fra sidste møde er ikke godkendt. Den tager vi på næste møde.
Agenda Møde med ChiaraUdfordringer indtil videre. Det var mange udfordringer på vej, men der er næsten er på plads så Chiara kan kommer til at betale faktura. Der kan være blevet tilskrevet renter på grund af forsinket betaling.Kollekt. Chiara undersøger hvordan vi kan overføre penge på en nem måde. Pastor Piotr undersøger hvordan fungerer det i andre kirke. Mobilepay. Det er stadigvæk i undersøgelse. Måske kan vi bruge en af kirkens konto nummer som er ikke brugt til mobilpay.Budget. Vi skal lave først start af 2019 år når vi ved hvor maget penge fra kirkeskat kommer på vores konto. Chiara har behov at der bliver lavet et sted i menighed i kirken så hun kan “arbejde frivillig” med regnskab. Chiara har behov for computer og printer. Eventuelt. Pastor Piotr har fået en bil som i 1/3 pris for bilen, blev betalt af vores menighed. Bilen tilhører menighed Sct.Pauls kirke og menigheder betaler for forsikring, vedligeholdelse bilen. Tønder og Aabenraa menigheder indbetaler kørsel til Sct.pauls kirke menighed .     Opfølgning fra sidste møde   Nøgle – opfølgning på 3 mdr. periode prøvetid. Katarzyna får ekstra nøgle til kirke.   Gave til Erik. Pastor Piotr køber gave til Erik.   Hvad kan menighedsråd gør for at være mere synlig?   Pastor Piotr opmuntre folk at de skal melde sig til kirke kaffe og rydde op efter. Folks skal vide til kirkekaffe at de skal rydde efter sig.   Arrangementer oversigt – hvad mangler vi? Hyggeaften i november, hvor man kan lave advents pynt. Menigheder sponsorerer gran til dem som deltager i hygge aften.   Kirkekaffe og rengøring – hvordan gør vi det smart? Der planlægges en stor oprydning dag lørdag den 27.10. Menigheden betaler frokost.  står for frokost og laver tilmelding liste.   Røgning forbudt. Zdravko snakker med dem som røger og undersøger om der er ikke en bedre sted at røge, da der er ikke helt i orden at de står ved indgang til kirke.   Rum ved Kirkesalen. Torsdag den 1.11 kl.18 skal der sorteres ting i det rum så der ser ordentlig ud. Der skal laves en kontor så Chiara kan have der computer og der kan opbevares andre ting.   Messe bøger. Zdravko tjekker om der er flere messe Piecer.   Varme i kirke. Samuel står for varmen. Carlo undersøger hvor meget vil der koste at installere elektronisk måler på termostater så man kan styre varmen fra en app.   Adventskoncert. Menighedsmedlemmer bidrager frivillig som der var besluttet før.   Retræte. Jesuit Wojciech Nowak kommer og holder retræter  den.9-10.11. Bliver oversæt til dansk og engelsk. Urszula har ansvar for Retræte. Urszula skal snakke med præsten Wojciech om program, og hvornår skal afslutningsmesse  blive.   Nøgle til postkasse.   Familie messe i december søndag den.16.12. Krybbespil lavet af børn   Dato for nyt møde   Evt.